Agenda e appuntamenti

Cos’è l’Agenda

La voce Agenda del menu (gruppo Vendite) apre il calendario delle call. Ogni appuntamento ha una card con orario, nome del lead, azienda, closer, piattaforma (Google Meet, Zoom, Teams) e stato. Le frecce spostano il periodo, il bottone Oggi riporta a quello corrente.

Le tre viste

Il selettore Vista in alto sceglie come guardare le stesse call:

• Settimana — il calendario a colonne che conosci dai CRM: sette colonne da lunedì a domenica, le ore in verticale e ogni call come un blocco alto quanto dura. Le ore mostrate partono dalla giornata di lavoro e si allargano da sole finché contengono ogni call della settimana; due call sovrapposte si affiancano, metà colonna ciascuna; quelle senza orario stanno in una riga a parte. Cliccando un blocco lo selezioni e la card completa, con tutte le azioni, compare sotto la griglia. Su schermo stretto sette colonne non ci stanno: resta l’elenco per giorno di sempre.
• Mese — la griglia del mese intero; clicca un giorno per vederne le call sotto.
• Elenco — le call una dopo l’altra in ordine di data, senza limite in avanti.

• L’admin vede tutti gli appuntamenti dell’agenzia e può filtrare per closer.
• Un sales manager vede la propria squadra.
• Un closer o un setter vede le call assegnate a lui e quelle dei lead in cui è setter o closer.

Il filtro Stato mostra di default le call programmate e fatte; puoi vedere anche le annullate e i no-show. La ricerca filtra per nome o azienda.

Il colore dei mercati

Se l’agenzia lavora su più mercati, ogni call prende il colore del suo mercato e in cima compare la legenda, che è anche il filtro. Vedi Mercati multi-paese.

Colori, legenda e filtro li vede chi lavora davvero su più mercati: un admin sempre, un membro assegnato a un solo mercato no — per lui sarebbe lo stesso colore su ogni call, e l’Agenda resta come l’ha sempre vista. Chi non ha nessun mercato assegnato, o ne ha due o più, li vede.

Partecipa

Il bottone Partecipa apre il link della videochiamata in una nuova scheda. Se l’appuntamento non ha un link, al posto del bottone leggi “Nessun link alla videochiamata”: aggiungilo con Modifica appuntamento dal menu della card.

Aprire e modificare un appuntamento

Clicca la card di una call e si apre la finestra Modifica appuntamento, con data, ora, durata, closer, link, stato e note; se l’appuntamento è nato da un calendario di prenotazione, il suo nome compare sotto il titolo. La stessa finestra sta anche nel menu della card. I comandi dentro la card — il nome del lead, Partecipa, il chip della registrazione e il menu dei tre puntini — continuano a fare il loro mestiere: un click che parte da uno di quelli non apre la finestra.

Quello che cambi non resta qui: data, ora e closer vengono riscritti sul sistema di origine (GoHighLevel o Google Calendar), e il campo Closer propone soltanto chi è davvero disponibile a quell’ora. Il dettaglio — chi puoi scegliere e perché qualcuno manca, cosa succede alla registrazione e alle email del contatto, come si annulla — sta in Modificare, riassegnare e annullare un appuntamento.

Da dove arrivano gli appuntamenti

1. Da GoHighLevel (webhook)

Nel tuo sotto-account GHL crea un workflow con trigger Appointment Status (filtra Confirmed e Cancelled) e un’azione Webhook verso lo stesso URL del webhook lead-in. In Admin › Integrazioni trovi il template pronto da incollare con i merge tag dell’appuntamento. SalesControl legge:

• data e ora di inizio e di fine (quindi la durata reale decisa in GHL);
• il fuso orario dell’appuntamento;
• il link alla videochiamata (campo meeting location);
• lo stato: confermato, annullato, presentato, no-show;
• l’email dell’utente GHL che fa la call, per assegnare il closer giusto;
• l’id del contatto e dell’appuntamento, così uno spostamento o un annullamento aggiornano la stessa call invece di crearne un’altra.

2. Dalla scheda del lead

Nella scheda del lead la card Appuntamenti elenca le call passate e future. Pianifica call apre la finestra Nuovo appuntamento, che parte dal Calendario: ogni appuntamento fissato a mano passa da un calendario di prenotazione. Di serie è scelto il calendario personale del closer del lead, altrimenti quello dell’agenzia. La durata arriva dal calendario e puoi cambiarla.

Scelte data e ora, il campo Closer elenca solo i membri di quel calendario liberi a quell’ora e propone quello con la priorità più alta (a parità, chi ha ricevuto un appuntamento meno di recente — vedi Link di prenotazione). Puoi scegliere un altro dei disponibili. Se non c’è nessuno libero la finestra scrive Nessun closer disponibile a quest’ora in questo calendario e non salva. L’ora è nel fuso del closer scelto, indicato accanto al campo. Se l’agenzia non ha ancora nessun calendario di prenotazione, la finestra lo dice e, agli amministratori, offre il link Impostazioni agenda.

3. Dalla data di call del lead

La data e l’ora di call che scrivi sul lead (lista Leads, modifica, import CSV) diventano automaticamente un appuntamento in Agenda; e viceversa, l’appuntamento più vicino aggiorna la data di call del lead. Le due viste sono sempre allineate: la lista Leads, le notifiche di nuovo appuntamento e la timeline continuano a funzionare come prima.

Vale anche per il closer: se l’appuntamento corrente di un lead (il primo programmato in avanti, altrimenti l’ultimo non annullato) passa a un altro closer — da GoHighLevel, da Google o dall’Agenda — il lead passa alla stessa persona e nella sua timeline compare Lead riassegnato. Modificare una call già passata non riassegna nessuno, e un appuntamento senza closer non azzera quello del lead.

Come SalesControl riconosce il contatto

Quando un appuntamento arriva da GoHighLevel, SalesControl cerca il lead o il cliente in quest’ordine e si ferma al primo risultato certo:

1. Id contatto GHL: se il contatto è già noto, è lui.
2. Link identico a un appuntamento già presente: è lo stesso appuntamento.
3. Email: prima un lead aperto, poi un lead già convertito (la call va sul suo cliente), poi un cliente.
4. Telefono, con lo stesso ordine.

Esempio: Maria Rossi ha fatto la call conoscitiva a marzo ed è diventata cliente. Ad aprile prenota una call di allineamento: l’appuntamento si aggancia alla sua scheda cliente senza creare un lead doppione. Se invece nessuna regola trova il contatto, il lead viene creato come per qualunque invio dal webhook. Con due contatti con la stessa email SalesControl non sceglie da solo: l’appuntamento resta da collegare a mano.

Fusi orari

• Il fuso dell’agenzia si imposta in Admin › Generale (default Europe/Rome).
• Un closer che lavora in un altro fuso lo imposta in Impostazioni, oppure l’admin lo fa in Team.
• In Agenda l’ora è mostrata nel fuso del tuo browser; passando il mouse sull’orario vedi quella nel fuso dell’appuntamento.

Le email al cliente

Gli appuntamenti nati in SalesControl avvisano da soli la persona che hai davanti: una conferma quando fissi la call, un’email di spostamento se cambi data o ora, una di annullamento se la cancelli, e uno o più promemoria prima dell’appuntamento. Ogni email porta data, ora nel fuso del cliente e il link alla videochiamata.

• Solo gli appuntamenti nati qui: quelli che pianifichi dall’Agenda o dalla scheda del lead e quelli che arrivano dal link di prenotazione. Gli appuntamenti importati da GoHighLevel o da Google Calendar non ricevono nulla: li avvisa già il sistema che li ha creati.
• Servono un contatto abbinato (lead o cliente) con un’email e un’ora nota: una call senza orario non manda niente.
• Gli anticipi dei promemoria li decide l’agenzia: di base 24 ore prima, ma se ne possono impostare più d’uno (per esempio 24 e 3 ore) o nessuno. Ogni anticipo è un’email.
• Se sposti l’appuntamento si riparte da capo: il cliente riceve l’email di spostamento e i promemoria ripartono sulla nuova data.
• Un promemoria non parte se l’appuntamento è stato creato meno di un’ora prima del suo stesso istante (fissare una call per fra due ore non fa arrivare subito il “fra 24 ore”), né se era dovuto da più di due ore: meglio nessun promemoria che uno in ritardo.
• Conferma, spostamento e promemoria portano i link per spostare e per annullare: il cliente cambia orario (con lo stesso closer) o annulla da solo, e l’Agenda si aggiorna. L’email di annullamento porta il link per prenotare di nuovo. Se il calendario di riferimento ha spenta la levetta Il cliente può annullare l’appuntamento, resta solo il link per spostare: vedi Link di prenotazione.
• Quando il cliente preme Rispondi, la risposta arriva all’agenzia, non a SalesControl: si usa l’indirizzo per le risposte configurato dall’admin, altrimenti quello di chi ha fissato la call.

La levetta Email al cliente per gli appuntamenti, gli anticipi e l’indirizzo per le risposte li imposta un admin: vedi Impostazioni Notifiche e Impostazioni Generali.

Stati

Dal menu della card (i tre puntini) puoi segnare la call Fatta, No-show o No-show closer, modificarla o aprire il lead. Una call programmata il cui orario è passato resta evidenziata finché non le dai un esito. Questi esiti restano scritti qui: non viaggiano verso GoHighLevel né verso Google.

L’annullamento è un’altra cosa e ha un comando suo: Annulla appuntamento, la voce nel menu della card e il bottone rosso nella finestra di modifica, che prima di procedere chiede conferma. La call viene annullata anche sul sistema di origine, ed è per questo che “Annullata” non è più una voce del campo Stato. Vedi Modificare, riassegnare e annullare un appuntamento.

Cosa non fa

• Non registra da sé la videochiamata: la registrazione con trascrizione e note esiste, ma si attiva a parte — vedi Registrazioni delle call.
• Non manda email al contatto per gli appuntamenti importati da GoHighLevel o da Google: li avvisa già il sistema che li ha creati.

Quello che invece fa: spostare, riassegnare o annullare un appuntamento da qui scrive la modifica anche su GoHighLevel o su Google Calendar, così la sincronizzazione non te la riporta più indietro. Vedi Modificare, riassegnare e annullare un appuntamento.