Registrazioni delle call

Il chip Registrazione in Agenda

Sulla card di ogni appuntamento con un link alla videochiamata compare il chip Registrazione, con uno di questi stati:

• Non prevista — nessun bot in programma per questa call.
• Prevista — il bot è prenotato ed entrerà all’orario dell’appuntamento.
• Bot in ingresso e In sala d’attesa — il bot sta entrando; se la piattaforma lo tiene in sala d’attesa, ammettilo come faresti con un invitato.
• In corso — sta registrando.
• Elaborazione — la call è finita: si stanno salvando il video, la trascrizione e le note.
• Pronta — tutto disponibile: Apri registrazione porta alla scheda.
• Fallita — qualcosa non è andato (bot non ammesso, link scaduto, chiavi mancanti): la scheda mostra il motivo e, dove ha senso, Riprova elaborazione.

Dal chip decidi call per call: Registra questa call prenota il bot anche se la registrazione automatica è spenta; Non registrare esclude l’appuntamento anche se è accesa; Segui l’impostazione automatica toglie l’eccezione. Se l’admin ha acceso la registrazione automatica, ogni appuntamento confermato con link video viene prenotato da solo circa due ore prima dell’inizio.

Cosa succede durante la call

1. Un minuto prima dell’orario il bot entra nella videochiamata con il nome scelto dall’agenzia (di default “Nome agenzia Notetaker”). Se la call è già iniziata da meno di 30 minuti entra comunque; oltre, non viene più prenotata.
2. Se modifichi l’appuntamento cambiando orario o link, il bot prenotato viene cancellato subito e riprenotato entro pochi minuti sui nuovi dati. Se cambi solo il closer, il bot resta dov’è e lo segue. Se annulli l’appuntamento, il bot viene cancellato subito.
3. A fine call il bot esce e parte l’elaborazione: di solito qualche minuto, per call lunghe un po’ di più. Quando note e trascrizione sono pronte arriva la notifica Note della call pronte (di default al closer, su push).

La scheda registrazione

Si apre dalla voce Registrazioni del menu laterale — gruppo Vendite, fra Agenda e Contratti — da Apri registrazione nel chip, dal link in cima all’Agenda o dalla card Call registrate nel fascicolo del lead e nella scheda cliente. In alto il player video (o solo l’audio, se il video non è disponibile); sotto tre schede:

• Note — il riassunto strutturato: Riassunto, Esito (Interessato, Da ricontattare, Perso, Chiuso, Esito non chiaro), Punti chiave, Obiezioni con la frase originale, Budget, Decisori, Domande del prospect e del closer, Prossimo passo con data proposta, Azioni da fare e Consenso dichiarato (sì / no / non rilevabile). Le note non inventano nulla: ogni affermazione è ancorata a ciò che è stato detto.
• Trascrizione — riga per riga, con chi parla e l’orario: cliccando una riga il video salta a quel punto.
• Partecipanti — chi è entrato e uscito, e quando.

A destra i dettagli: lead o cliente, closer, data, durata, esito, lingua, scadenza del video e i bottoni Apri lead / Apri cliente.

Se la call era di un lead, nel suo fascicolo note compare anche una voce con il badge Bozza AI — da rivedere: è la stessa call raccontata nel formato del dialog di follow-up (esito, cosa è emerso, cosa è cambiato, prossimo passo). Il bottone Rivedi riapre quel dialog già compilato e, al salvataggio, aggiorna quella stessa nota — vedi La Bozza della Nota Scritta dall’AI. Le sezioni più ricche (Riassunto, Punti chiave, Obiezioni) restano qui, nella scheda registrazione. La nota di una call agganciata a un cliente senza lead nasce invece già definitiva.

Chi vede cosa

Admin e Sales Manager vedono tutte le registrazioni (il Sales Manager quelle della sua squadra); un closer vede solo le call in cui è il closer dell’appuntamento. Le chiamate fatte con Registra chiamata dalla scheda del lead (badge Telefono) le vedono anche il setter e il closer di quel lead, oltre a chi le ha registrate. La stessa regola vale per l’elenco, per le card e per i link diretti: una registrazione che non ti compete non si apre.

Bloccare una registrazione

Con il lucchetto (Blocca) una registrazione viene esclusa sia dalla scadenza automatica sia dalla pulizia per fare spazio: il video resta finché non la sblocchi o non la elimini. Può farlo l’admin o il closer proprietario. Le registrazioni bloccate possono occupare al massimo l’80% dell’archivio dell’agenzia: oltre, il blocco viene rifiutato finché non ne sblocchi un’altra.

Quando il video sparisce

• Scadenza: l’admin sceglie per quanti giorni conservare i video (da 30 a 365). Alla scadenza il video e l’audio vengono cancellati; la scheda mostra “Video scaduto” ma trascrizione e note restano leggibili.
• Quota superata: ogni piano ha un archivio massimo (750 GB Professional, 2.200 GB Enterprise). Se una nuova registrazione non ci sta, vengono rimossi prima i video più vecchi non bloccati; se non basta, il nuovo video non viene salvato (“Quota superata”), ma trascrizione e note vengono generate lo stesso.
• Eliminata: l’admin può eliminare del tutto una registrazione (video, audio, trascrizione e note). L’operazione è definitiva.

Se manca qualcosa

• Chiave Recall.ai non configurata o consenso mancante: nessun bot parte, il chip lo dice. Serve l’admin.
• Chiavi AI non configurate: il video viene registrato, ma trascrizione e note risultano “non eseguite”. La trascrizione richiede una chiave Deepgram (l’unico trascrittore: OpenAI ha un limite di 25 MB per file), le note una chiave Anthropic o OpenAI.
• Archivio non configurato dalla piattaforma: il video non viene salvato, ma trascrizione e note sì.
• Fallita durante l’elaborazione: Riprova elaborazione riparte dal passo che non era riuscito, senza rifare quelli già completati.