La Bozza della Nota Scritta dall’AI

Tutti Aggiornato: Set 2026

Non sei tu a scrivere per primo: l’AI propone la nota della call e tu la correggi. Quello che salvi è definitivo — il testo che leggi nel dialog è esattamente quello che resta nel fascicolo, senza nessuna riscrittura successiva.

Cosa serve

La bozza gira con le chiavi AI dell’agenzia: la chiave del modello è indispensabile, la chiave Deepgram serve a trascrivere l’audio. Senza la chiave del modello il dialog resta vuoto e compili a mano; senza Deepgram la bozza nasce lo stesso, ma solo da storico e screenshot.

Registra chiamata fa parte delle registrazioni delle call: serve il piano Professional o superiore (sotto, il bottone compare con il lucchetto) e la presa d’atto sul consenso fatta dall’admin.

Registrare una chiamata

Nella scheda del lead, sui lead Open, premi Registra chiamata prima di comporre il numero: compaiono il contatore e il bottone Ferma e allega. Allo stop si apre subito il dialog di follow-up: prima il banner “Carico la registrazione…” mentre l’audio va nell’archivio delle registrazioni, poi l’AI comincia a scrivere da sola.

Non telefonare e registrare dallo stesso dispositivo

Si registra dal microfono del dispositivo: il browser non può intercettare l’audio della telefonata. Se telefoni e registri dallo stesso telefono — il caso tipico su Android — il microfono resta alla chiamata e il file esce muto, senza un solo messaggio di errore. Il dialog te lo dice con un avviso giallo: “Registrazione senza voce. Se hai telefonato dallo stesso dispositivo, il microfono era occupato dalla chiamata: registra da un altro dispositivo con il vivavoce. Compila la nota a mano.”

La via che funziona è registrare dal computer con il telefono in vivavoce.

La prima volta il browser chiede il permesso di usare il microfono. Se lo neghi compare Microfono bloccato: va riabilitato dalle impostazioni del browser.
La durata massima è di tre ore, ben oltre qualsiasi chiamata reale.
Se lasci la pagina mentre stai registrando, o prima che il caricamento sia finito, la registrazione va persa: fermala e aspetta il banner dell’AI prima di navigare altrove.
Registrare una conversazione a cui partecipi è lecito per uso interno, ma la normativa cambia da Paese a Paese: verifica le regole applicabili prima di usare la funzione con continuità.

Dove finisce la registrazione

La chiamata diventa una registrazione come quelle del bot e dell’estensione, non un allegato della nota:

sta nell’archivio delle registrazioni dell’agenzia: conta nella quota del piano, scade dopo i giorni di conservazione scelti dall’admin e si può bloccare per tenerla;
compare in Registrazioni con il badge Telefono, con la trascrizione in cui cliccare una frase per risentirla;
nel fascicolo del lead, sotto la nota, trovi Ascolta (il player) e Apri registrazione. Se l’audio è scaduto o è stato eliminato, al posto del player c’è lo stato; nota e trascrizione restano leggibili;
la possono riascoltare chi l’ha registrata, l’admin, il suo sales manager e il setter e il closer del lead: se la chiamata la fa il setter, il closer la ritrova nel fascicolo;
in Il mio team conta fra le call Registrate di chi l’ha registrata.

Cosa fa l’AI prima che tu scriva

Mentre lavora vedi il banner “L’AI sta scrivendo la nota dalla registrazione…” e i campi restano bloccati: correggere una casella che sta per essere riscritta farebbe perdere quello che hai appena battuto. Quando ha finito i campi si riempiono e compare la riga “Bozza scritta dall’AI: controlla e correggi prima di salvare”.

Il dialog aspetta al massimo tre minuti. Oltre, dice “La nota arriva nel fascicolo appena pronta: puoi compilare a mano.” e i campi si sbloccano: la bozza, quando arriva, compare nel fascicolo come Bozza AI — da rivedere.

L’AI propone questi campi, tutti modificabili:

Campo	Cosa ci mette
Esito del contatto	Una delle sei etichette: Risposto, Non risposto, Da richiamare, Call fissata, In trattativa, Altro.
Cosa è emerso	Esigenze, obiezioni, budget, tempi: la sostanza della conversazione.
Rispetto a dove eravamo rimasti	Cosa è cambiato dalle note precedenti. Resta vuoto se non c’è storico o se non è cambiato nulla.
Prossimo passo	L’impegno concordato, corto e azionabile.
Prossimo follow-up	Una data vera, solo se è stata concordata a voce.
Status e Motivazione	Lost solo se il prospect dice chiaramente di no, con il motivo. Altrimenti resta com’era.

I campi che l’AI lascia vuoti restano vuoti: una casella non compilata non significa “cancella”, significa “non ho niente da dire su questo”.

Su cosa si basa

Una sola registrazione: la chiamata appena registrata oppure, con Scrivi con l’AI, l’ultimo audio allegato. Gli altri audio non vengono nemmeno scaricati — la bozza parla della call appena conclusa.
Le ultime dieci note del contatto, ognuna con la sua data. È lo storico, non una seconda registrazione, a far dire alla bozza cosa è cambiato e a farle proporre una data sensata invece di un generico “tra un mese”.
Fino a sei screenshot (png, jpg, gif, webp): utili per le trattative che avvengono in chat.

Correggere e salvare

Quello che vedi è una proposta: riscrivi, taglia, aggiungi. L’esito resta obbligatorio e, se porti lo Status a Lost, serve la Motivazione.

Con Salva follow-up la nota entra nel fascicolo così com’è: dopo il salvataggio non parte più nessuna elaborazione, quindi il testo che hai letto tu è quello che leggeranno i colleghi. La nota è scritta nella lingua dell’agenzia, non in quella della tua interfaccia: resta nel fascicolo e la legge tutta la squadra.

Se chiudi il dialog senza salvare, gli screenshot e i vocali caricati in quell’apertura vengono rimossi. La chiamata registrata invece resta: è in Registrazioni, e la sua bozza arriva nel fascicolo come Bozza AI — da rivedere, da riprendere con Rivedi.

«Scrivi con l’AI» senza registrazione

In fondo al dialog c’è il riquadro Contesto per l’AI (opzionale), con il microfono per un vocale breve, Carica file e il bottone Scrivi con l’AI. L’indicazione a schermo è: “Audio ≤25MB (registrazione o file), screenshot ≤10MB. Con un audio la bozza parte da sola; altrimenti premi «Scrivi con l’AI».”

La bozza parte da sola solo per la chiamata appena registrata con Registra chiamata: i file che aggiungi nel dialog li dai in pasto all’AI con questo bottone (dopo una chiamata registrata, l’AI rilegge anche la sua trascrizione). Si accende quando c’è almeno un allegato oppure quando hai già scritto qualcosa in uno dei campi di testo. Nel secondo caso il tuo testo viaggia come traccia: l’AI deve integrarlo, mai ometterlo o contraddirlo. È il modo di far ordinare quattro appunti buttati già di fretta, o di far leggere degli screenshot senza aver registrato nulla.

Quando l’AI non può scrivere

Avviso nel dialog	Cosa fare
Upload non riuscito	La registrazione non è arrivata in archivio (rete assente o archivio non raggiungibile). Premi Riprova: riparte dal punto in cui si era fermata. Non chiudere la scheda finché non è passata, o il file va perso.
Registrazione non avviata: …	L’archivio ha rifiutato la chiamata e il motivo è scritto dopo i due punti: piano senza registrazioni, presa d’atto sul consenso mancante, archivio non configurato o pieno. Lo sistema l’admin in Impostazioni › Chiamate; intanto compila la nota a mano.
Registrazione senza voce…	La call era muta: quasi sempre hai telefonato e registrato dallo stesso dispositivo. Compila a mano e, la prossima volta, registra dal computer col telefono in vivavoce.
Trascrizione non riuscita…	Diverso dal caso sopra: l’audio c’è, ma la trascrizione non ha risposto. Riprova con Scrivi con l’AI oppure scrivi la nota a mano.
L’AI non ha risposto…	Guasto momentaneo del modello: riprova con Scrivi con l’AI o compila a mano.
L’AI non ha trovato niente da scrivere…	C’era materiale, ma niente da dire: la nota la scrivi tu.
Alcuni screenshot non sono stati letti…	Oltre le sei immagini, oppure un formato diverso da png, jpg, gif e webp. La bozza viene scritta lo stesso, senza quelle immagini.
Un allegato non è stato letto…	Un file non si è potuto rileggere dall’archivio: la bozza non lo comprende.
Rifinitura AI non attiva: mancano le chiavi AI.	All’agenzia manca la chiave del modello. Agli admin compare accanto il link Configura, che porta dritto alle chiavi AI.

Nota

In tutti questi casi nessun campo viene toccato: se avevi già scritto qualcosa, resta dov’è. Una bozza vuota non sovrascrive mai il lavoro di una persona.

Le bozze delle call registrate dal bot o dall’estensione

Quando la call la registra il bot o l’estensione Chrome — o quando chiudi senza salvare il dialog di una chiamata registrata — la nota arriva da sola nel fascicolo del lead con il badge giallo Bozza AI — da rivedere e il bottone Rivedi.

Rivedi riapre lo stesso dialog di follow-up, già compilato con i campi della bozza: correggi e salvi, e viene aggiornata quella stessa nota — non nasce una seconda voce per la stessa call. Finché nessuno la rivede resta una bozza, ben visibile nel fascicolo.

La nota di una call agganciata a un cliente (senza un lead dietro) nasce invece già definitiva: il dialog di follow-up esiste solo per i lead.

Le regole che l’AI segue

Non inventa nulla: ogni affermazione è ancorata alla trascrizione, allo storico o agli screenshot. Se un’informazione non c’è, il campo resta vuoto.
Non omette e non contraddice quello che hai scritto tu: lo integra.
Le obiezioni portano la frase originale presa dalla trascrizione, quando esiste.
Le date relative (“tra un mese”, “la settimana prossima”) vengono risolte sul giorno di oggi nel fuso dell’agenzia; se nessuna data è stata concordata, il campo resta vuoto.
Lo Status diventa Lost solo se il prospect dice chiaramente di no; nel dubbio non lo tocca.
Non assume chi sta parlando: nella trascrizione gli interlocutori sono etichettati speaker_1, speaker_2.
Scrive nella lingua dell’agenzia.