Registrare un Follow-up
Il follow-up è il gesto quotidiano del modulo Leads: hai sentito il contatto, annoti com’è andata e fissi il passo successivo. Il dialog ti guida sezione per sezione, così le note restano confrontabili nel tempo invece di essere appunti sparsi.
Come si apre
- Il bottone con il taccuino nella prima colonna della lista Leads.
- Il bottone Follow-up nella scheda del lead.
- Automaticamente, quando porti lo status a Lost: serve la motivazione, e si inserisce qui.
- Dal bottone Rivedi su una nota contrassegnata Bozza AI — da rivedere nel fascicolo: il dialog si riapre già compilato con quello che l’AI ha scritto.
Dove eravamo rimasti
In cima al dialog compare l’ultima nota registrata, con la sua data. Non devi ricordarti nulla: leggi e riparti da lì.
La bozza dell’AI
Se apri il dialog fermando Registra chiamata dalla scheda del lead, non scrivi tu per primo. La chiamata va nell’archivio delle registrazioni (“Carico la registrazione…”), poi compare il banner “L’AI sta scrivendo la nota dalla registrazione…”: i campi restano bloccati finché la bozza non è pronta (al massimo tre minuti) e poi si riempiono da soli: esito, cosa è emerso, cosa è cambiato, prossimo passo, e anche la data del prossimo follow-up e lo status quando la call li ha chiariti. Sopra i campi resta la riga “Bozza scritta dall’AI: controlla e correggi prima di salvare”.
Tutto resta modificabile: quella è una proposta, non un verdetto. I campi che l’AI lascia vuoti restano vuoti, e se non riesce a scrivere nulla non tocca niente di quello che avevi già digitato. Tutti i dettagli in La Bozza della Nota Scritta dall’AI.
Le sezioni da compilare
Una delle sei etichette: Risposto, Non risposto, Da richiamare, Call fissata, In trattativa, Altro. Senza esito il salvataggio non parte.
Esigenze, obiezioni, budget, tempi: il contenuto della conversazione.
Cosa è cambiato dalla nota precedente. È la parte che rende leggibile lo storico a distanza di mesi.
Cosa farai tu e cosa aspetti dal lead.
La data del prossimo contatto (da oggi in avanti) e lo status della trattativa. Scegliendo Lost compare il campo Motivazione, obbligatorio.
Contesto per l’AI (opzionale)
In fondo al dialog puoi registrare un vocale breve, allegare una registrazione o degli screenshot della conversazione: sono le fonti da cui l’AI scrive. I limiti sono 25 MB per l’audio e 10 MB per le immagini.
Con la chiamata appena registrata la bozza parte da sola. Se invece aggiungi i file adesso, la chiedi tu con il bottone Scrivi con l’AI, che si accende quando c’è almeno un allegato oppure quando hai già scritto qualcosa nei campi (in quel caso il tuo testo viene integrato, mai omesso). Tutti i dettagli in La Bozza della Nota Scritta dall’AI.
Cosa succede quando salvi
- La nota viene scritta subito nel fascicolo del lead, così com’è.
- Il campo Note del lead (quello che finisce nei promemoria) viene aggiornato con lo stesso testo.
- Ultimo follow-up diventa oggi; Prossimo follow-up prende la data che hai scelto.
- Lo status viene aggiornato, con la motivazione se hai scelto Lost.
- Se stavi rivedendo una Bozza AI, viene aggiornata quella stessa nota: non ne nasce una seconda per la stessa call.
Dopo il salvataggio non parte più nessuna elaborazione: il testo che hai letto e confermato è esattamente quello che resta nel fascicolo e che leggeranno i colleghi. L’AI interviene prima, mai dopo. La nota viene scritta nella lingua dell’agenzia, non in quella della tua interfaccia.
Se chiudi il dialog senza salvare, i file caricati in quell’apertura vengono rimossi.