Registrazione call

Prima di iniziare: le chiavi AI

Il bot registra, ma trascrizione e note le fanno i fornitori AI con le chiavi dell’agenzia, nella card Chiavi AI di Impostazioni › Integrazioni (non più nella stessa scheda). La trascrizione è solo Deepgram: OpenAI non è più offerto come trascrittore perché accetta file fino a 25 MB, troppo pochi per una call. Per le note serve una chiave Anthropic o OpenAI. Senza chiavi il video viene comunque registrato e salvato, ma trascrizione e note risultano “non eseguite”. Vedi Chiavi AI dell’agenzia.

Passo 1 — La chiave Recall.ai

1. Crea un account su Recall.ai scegliendo la regione EU (i dati delle call restano in Europa; SalesControl parla solo con la regione EU: una chiave della regione US viene rifiutata come non valida).
2. Nel dashboard Recall genera una API key e incollala nella card. SalesControl la verifica subito con una chiamata di prova, poi la conserva cifrata: non viene più mostrata, vedi solo le ultime cifre.
3. I costi di Recall.ai (a ore di registrazione) sono a carico dell’agenzia, sul suo account.

Passo 2 — Il webhook (obbligatorio)

1. Salvata la chiave, la card mostra l’URL del webhook di SalesControl, con accanto il badge Obbligatorio. Copialo.
2. Nel dashboard Recall.ai (regione EU) vai in Developers › Webhooks, aggiungi un endpoint con quell’URL e sottoscrivi gli eventi bot.* e recording.done.
3. Da quel momento Recall avvisa SalesControl a ogni cambio di stato (bot entrato, in sala d’attesa, in registrazione, call finita) e l’elaborazione parte appena il video è pronto.

Finché Recall non ha mai chiamato quell’indirizzo la card dice “Webhook mai ricevuto: la prima registrazione lo verificherà”; quando arriva la prima chiamata il badge diventa verde con la data.

Rigenera crea un nuovo URL e invalida subito il precedente: dopo, aggiorna l’endpoint su Recall, o le registrazioni si fermano di nuovo.

Passo 3 — La presa d’atto sul consenso

Registrare una call significa trattare la voce e l’immagine di chi partecipa: l’agenzia è titolare di questi dati e deve informare i partecipanti e raccogliere il consenso dove la legge del suo paese lo richiede. La card chiede all’admin di prenderne atto una volta: senza questa spunta nessun bot parte, né automatico né manuale. Resta registrato chi l’ha data e quando. Consiglio pratico: fai aprire ogni call al closer con una frase del tipo “questa call viene registrata per prendere appunti, va bene per te?”: le note segnalano se il consenso è stato dichiarato a voce.

Le impostazioni

• Registrazione automatica — acceso: ogni appuntamento confermato con link video viene prenotato da solo circa due ore prima; spento: si registra solo quando qualcuno preme Registra questa call sul chip in Agenda. In entrambi i casi il singolo appuntamento può fare eccezione (Non registrare / Registra questa call).
• Applica le note al lead senza conferma — a fine call l’AI scrive da sola esito, data di prossimo contatto e nota sulla scheda del lead. Resta sempre modificabile a mano.
• Nome del bot — il nome con cui entra nella videochiamata, visibile a tutti. Di default “Nome agenzia Notetaker”. Solo Enterprise: sugli altri piani il nome è “SalesControl Notetaker”.
• Lingua — la lingua della trascrizione e delle note. Se vuota vale la lingua predefinita dell’agenzia.
• Conservazione dei video — da 30 a 365 giorni (default 365). Alla scadenza video e audio vengono cancellati; trascrizione e note restano. Le registrazioni bloccate col lucchetto non scadono.

Le modifiche si applicano alle prenotazioni successive: una call già prenotata mantiene le impostazioni del momento.

Il fotogramma del bot in call

Il bot non ha una telecamera: trasmette un’immagine fissa, quella che i partecipanti vedono nel suo riquadro e, prima ancora, nella richiesta di ammissione. Con il piano Enterprise la scegli tu, fra due opzioni che mostrano già l’anteprima di quello che il bot userà davvero:

• Il logo quadrato dell’agenzia — generato dal logo quadrato caricato in Generale › Agenzia. Per cambiarlo, ricarichi il logo lì. Se non ne hai ancora caricato uno, la card lo dice e il bot usa il fotogramma SalesControl.
• Un’altra immagine — qualunque immagine caricata apposta qui: viene ritagliata a 16:9 e ridotta a 1280×720 in JPEG, l’unico formato che il bot accetta. Finché non ne carichi una vale il logo; Rimuovi ci torna.

Il fotogramma nuovo vale dalla call successiva. Sui piani diversi da Enterprise la card mostra il fotogramma SalesControl e basta — come il logo personalizzato nell’app, è tutto sullo stesso gate.

Archivio e quota

La barra Archivio mostra quanto spazio occupano i video e gli audio salvati rispetto alla quota del piano: 750 GB con Professional, 2.200 GB con Enterprise. Quando una nuova registrazione non ci sta, SalesControl fa spazio da solo cancellando i video più vecchi non bloccati (trascrizione e note restano); se neanche così basta, il nuovo video non viene salvato e la card mostra un avviso rosso. Le registrazioni bloccate possono occupare al massimo l’80% della quota: oltre, il blocco viene rifiutato. Il conteggio si aggiorna ogni 5 minuti.

Se la barra segnala “archivio non configurato”, il problema non è della tua agenzia: l’archivio video è della piattaforma. In quel caso il bot registra e trascrizione e note vengono prodotte, ma i video non vengono conservati. Scrivici dalla chat di supporto.

Quando il bot esce dalla call

Il bot se ne va da solo quando in riunione non resta più nessuna persona. Conta davvero solo le persone: se restano dentro altri notetaker — il tuo e quello di un’altra agenzia, per esempio — li riconosce come bot e esce comunque dopo mezzo minuto, invece di restare in una stanza di soli robot a consumare minuti a pagamento. Il riconoscimento si attiva due minuti dopo l’ingresso, così non scatta mentre le persone stanno ancora entrando.

Se il bot non viene ammesso

Quando nessuno apre la porta, il bot resta in sala d’attesa e la finestra si paga lo stesso. Due cose lo rendono visibile:

• La notifica Notetaker in attesa di essere ammesso parte appena Recall segnala la sala d’attesa. Nasce accesa su push per closer e admin — deroga voluta: un avviso che vale venti minuti si legge sul telefono, non in una casella di posta, e infatti l’email nasce spenta. Richiede il webhook configurato: è lui a farla partire in tempo.
• Se la call finisce senza che il bot sia mai entrato, la registrazione viene chiusa come Fallita con il motivo “Nessuno ha ammesso il notetaker in call”, invece di essere ritentata all’infinito. Gli altri due motivi possibili sono “Il notetaker non è riuscito a entrare in call” e “Il notetaker è entrato ma non ha potuto registrare”.

In Agenda, gli appuntamenti che il bot non potrebbe mai registrare portano il chip Senza link: non c’è un indirizzo di videochiamata a cui presentarsi. Gli altri stati del chip sono Prevista, Bot in ingresso, In sala d’attesa, In corso, Elaborazione, Pronta, Fallita, Annullata, Non prevista e Registra dal browser.

La card Estensione Chrome

La seconda card della scheda Chiamate governa il canale alternativo: il closer che registra dal proprio browser quando il bot non può entrare (riunioni riservate, organizzatore che non lo ammette, call improvvisate). Il file finisce nella stessa pipeline: archivio, trascrizione, note, nota nel fascicolo.

• Consenti la registrazione dall’estensione Chrome — acceso di default. Spento: i closer vedono l’avviso nella pagina Estensione, il bottone in Meet non compare e ogni avvio viene rifiutato; il bot continua come prima.
• Cosa registra — Sceglie il closer (video, circa 500 MB l’ora, oppure solo audio, circa 30 MB) oppure Solo audio per tutti: il popup non offre più la scelta e ogni registrazione dall’estensione è solo audio. Trascrizione e note sono identiche nei due casi. Il bot non cambia.
• Installazione — ogni closer la installa e la collega da Il mio profilo › Estensione Chrome. Serve un browser Chromium (Chrome, Edge o Brave) da computer.
• Chi la sta usando — una tabella con closer, numero di registrazioni, ultima e versione dell’estensione negli ultimi 30 giorni: utile per capire chi l’ha davvero installata.

I due canali non si sovrappongono mai: dove il bot è previsto, il bottone in Meet non compare e un avvio dall’estensione viene rifiutato. Le tre configurazioni possibili sono solo il bot (chiave Recall ed estensione spenta), solo l’estensione (nessuna chiave Recall) ed entrambi. Per il punto di vista del closer vedi Registrare dal browser.

Chi vede le registrazioni

Admin e Sales Manager vedono tutto (il Sales Manager la sua squadra); un closer vede solo le call di cui è il closer. Le registrazioni si aprono dal chip in Agenda, dall’elenco Registrazioni e dalle card Call registrate nel fascicolo lead e nella scheda cliente. Solo l’admin può eliminare una registrazione (video, audio, trascrizione e note, definitivamente).

Le notifiche

Due tipi, entrambi in Impostazioni › Notifiche › Lead e agenda:

• Note della call pronte — trascrizione e note sono disponibili. Di default arriva al closer su push; puoi aggiungere Sales Manager e admin e accendere l’email.
• Notetaker in attesa di essere ammesso — il bot è alla porta e nessuno lo ha fatto entrare. Push acceso di default per closer e admin, email spenta.

Scollegare

Elimina la chiave Recall.ai dalla card: le call future non vengono più prenotate, i bot già programmati vengono annullati e le registrazioni esistenti restano visibili finché non scadono o non le elimini. Ricorda di rimuovere anche l’endpoint webhook dal dashboard Recall.