Link di prenotazione (stile Calendly)

Dove si trova il link

In cima all’Agenda, nel riquadro Link di prenotazione: Il tuo link per setter e closer, Link agenzia per amministratori e sales manager. Ogni riga ha Copia e Apri, e se la pagina è spenta lo dice l’etichetta Pagina disattivata. Chi non ha ancora un link vede Crea il tuo link, che porta dritto alla scheda in Impostazioni. In Impostazioni resta solo la configurazione: il link vive in Agenda.

Configurare il proprio link (setter e closer)

1. Vai in Impostazioni › Impostazioni calendario (oppure clicca Crea il tuo link in cima all’Agenda).
2. Se hai collegato Google Calendar (Impostazioni › Google Calendar, con i permessi aggiornati) non serve altro: ogni prenotazione crea da sola l’evento con Google Meet sul tuo calendario e invia l’invito al prospect. In alternativa, o come riserva, inserisci un link video personale (stanza Meet o Zoom riutilizzabile). Senza nessuno dei due il link resta spento.
3. Scegli l’indirizzo del link (solo lettere minuscole, numeri e trattini), durata della call, pausa tra una call e l’altra, preavviso minimo e quanti giorni avanti si può prenotare.
4. Imposta la disponibilità settimanale: per ogni giorno una o più fasce orarie, nel tuo fuso (Impostazioni › Fuso orario).
5. Decidi se Il cliente può annullare l’appuntamento (accesa di serie): spenta, dal link nell’email il cliente può solo spostarlo. Vedi Spostare o annullare.
6. Salva: il link compare in cima all’Agenda, con Copia per incollarlo in email, chat o firma.

L’amministratore trova la stessa scheda nel modal di ogni setter o closer in Team.

Il link dell’agenzia

In Admin › Generale › Pagina di prenotazione dell’agenzia si configura un link unico (/b/<agenzia>). Si spuntano i closer inclusi e per ognuno si scrive la priorità, un numero da 1 a 10 (di serie 5): 10 = primo a ricevere l’appuntamento. Tra i closer liberi a quell’ora vince quello con la priorità più alta; a parità si alterna chi ha ricevuto un appuntamento meno di recente. La stessa regola sceglie il closer proposto quando fissi un appuntamento a mano in Agenda su quel calendario. Il campo Chi sposta dal link decide cosa succede quando il cliente sposta l’appuntamento: vedi Spostare o annullare. I closer non prenotabili sono esclusi automaticamente. Il link personale di un setter o di un closer prenota invece solo quella persona. Il link dell’agenzia compare in cima all’Agenda ad amministratori e sales manager. Se l’agenzia lavora su più mercati (dal piano Enterprise), la pagina dell’agenzia diventa una per mercato: ognuna ha il suo indirizzo e distribuisce solo ai closer di quel mercato — vedi Mercati multi-paese.

Cosa vede il prospect

• Il nome dell’agenzia (e il logo, sui piani che lo includono), il closer e la durata.
• Un calendario con i giorni disponibili e gli orari del giorno scelto, nel fuso rilevato dal browser (modificabile).
• Un modulo con Nome, Cognome ed Email (obbligatori, e nome e cognome sono due caselle distinte), più Telefono e Note (opzionale). Alla conferma: riepilogo, link video, Aggiungi al calendario e Gestisci prenotazione.

Aggiungi al calendario

Sotto il riepilogo della prenotazione ci sono i pulsanti per salvare l’appuntamento nel calendario del prospect. Google Calendar e Outlook aprono l’evento già compilato in una nuova scheda: basta salvarlo, senza file da cercare nei Download. Calendario Apple e Altro calendario (.ics) scaricano invece il file, che su Mac e iPhone si apre direttamente in Calendario. L’ordine dei pulsanti segue il dispositivo: da iPhone, iPad o Mac viene proposto per primo Apple, altrove Google.

Dove finisce la call: lead, cliente o contatto nuovo

Chi prenota viene riconosciuto dall’email o dal telefono che scrive nel modulo. Una persona è un lead oppure un cliente, mai tutte e due le cose:

• È un lead Open: la call si aggancia a quel lead, senza crearne un altro.
• È già cliente (o è un lead Won, già convertito): la call compare in Agenda collegata alla scheda del cliente e non nasce nessun lead.
• È un contatto mai visto: nasce un lead nuovo con fonte Prenotazione.

Per questo conviene che ogni cliente abbia email e telefono compilati: sono i dati con cui viene riconosciuto.

Quali orari risultano occupati

Tutti gli appuntamenti già in Agenda del closer, da qualsiasi fonte: GoHighLevel, Google Calendar, inseriti a mano o prenotati dal link. Con Google Calendar collegato blocca anche ogni altro evento segnato come occupato nei calendari selezionati (riunioni interne, ferie, impegni personali), senza salvarne titolo o dettagli; gli eventi marcati “libero” e quelli tutto-il-giorno non occupati non bloccano. A ogni slot occupato si aggiunge la pausa impostata. L’orario viene ricontrollato al momento della conferma: se due persone scelgono lo stesso slot, la seconda vede “appena prenotato da qualcun altro” e ne sceglie un altro.

Spostare o annullare

Ogni email al cliente — conferma, spostamento e promemoria — porta due link: Per spostarlo apre direttamente il calendario con gli orari liberi, Per annullarlo apre direttamente la conferma di annullamento. L’email di annullamento porta invece il link per prenotare un nuovo orario. Chi sposta, di serie, resta col suo closer e vede solo i suoi orari liberi. Su un calendario dell’agenzia il campo Chi sposta dal link può dire invece Riassegnato fra i disponibili: chi sposta vede gli orari di tutti i membri del calendario e va al libero con la priorità più alta, e il link della videochiamata può cambiare. Ogni cambio aggiorna l’Agenda e avvisa il closer. Dall’app, un appuntamento prenotato si riconosce dal badge Prenotazione.

I link valgono anche per gli appuntamenti fissati a mano dall’Agenda, non solo per quelli prenotati dal link pubblico.

Vale anche il verso opposto: se sposti o annulli l’appuntamento dall’Agenda, la riga della prenotazione segue e il prospect riceve l’email di spostamento o di annullamento. Conferme e promemoria ripartono sulla nuova data.

Notifiche

Due tipi in Admin › Notifiche: Nuova prenotazione (push accesa per closer e admin) e Prenotazione annullata (push accesa per il closer). L’email interna è opzionale. Il prospect riceve sempre conferma, promemoria il giorno prima e avviso di spostamento o annullamento, nella sua lingua.