Panoramica dei Contratti
Con i Contratti l’agenzia scrive i propri modelli, manda il contratto dalla scheda di un lead o di un cliente, e il firmatario lo legge e lo firma su schermo — dal computer o dal telefono, senza stampare niente. Alla firma il cliente nasce in SalesControl, le rate si generano da sole e il lead diventa cliente: quello che prima si rifaceva a mano succede in automatico.
Questa funzione è disponibile dal piano Professional in su. Se non la vedi nell’app, verifica il tuo piano nei Piani di Abbonamento.
Il ciclo in quattro passi
- Il modello. In Contratti › Modelli scrivi il testo del contratto su un foglio A4 (oppure carichi un PDF che hai già) e ci posi sopra gli elementi da compilare: firma del cliente, campi, date, caselle di spunta, scelta del pagamento. Il modello si collega a uno o più servizi.
- L’invio. Dalla card Contratti nella scheda di un lead o di un cliente premi Invia contratto: scegli il modello, controlli i termini e mandi. Il firmatario riceve un’email con un link personale.
- La firma. Il firmatario apre il link, compila i campi che gli hai lasciato, acconsente e firma col dito o col mouse. Subito dopo vede la pagina che hai scritto sul modello — con, se il piano lo include, il bottone che apre la chat con la tua agenzia — e riceve il PDF firmato con l’email del modello. Vedi La Pagina e l’Email Dopo la Firma.
- Gli effetti. Il cliente viene creato (o completato), le rate vengono generate, il lead viene marcato convertito. Se il contratto era per un cliente già in corso, il contratto viene rinnovato.
Chi vede e chi fa cosa
La voce Contratti sta nel gruppo Vendite del menu laterale e la vedono gli admin e chi ha il permesso “Può inviare contratti”. Tre permessi si impostano nella scheda del membro in Membri:
| Permesso | Cosa sblocca |
|---|---|
| Può inviare contratti | Il bottone “Invia contratto” nelle schede, nei Rinnovi e nella barra di Meet, e la voce di menu Contratti. |
| Può modificare i modelli di contratto | La scheda Modelli: creare, modificare, duplicare ed eliminare i modelli. Chi non ce l’ha entra nella pagina partendo da Inviati. |
| Può modificare il contratto all’invio | Ritoccare testo e riquadri per quel singolo cliente, senza cambiare il modello. |
Gli admin hanno sempre tutti e tre. Vedi Ruoli e Permessi del Team.
Cosa serve prima del primo invio
- La firma dell’agenzia: un PNG con sfondo trasparente, massimo 1 MB, in Impostazioni › Generale › Contratti › Firma dell’agenzia. Senza, l’invio si ferma e lo dice.
- Un servizio con un prezzo: durata, valore mensile e/o valore upfront. Sono le opzioni che il contratto propone e che decidono le rate. Vedi Creare un Servizio.
- Un modello collegato a quel servizio: senza collegamento il modello non è inviabile.
Che valore ha la firma
È una firma elettronica semplice (SES). Il PDF firmato porta in coda una pagina di registro con agenzia, modello, nome ed email del firmatario, gli istanti di invio, apertura e firma in UTC, indirizzo IP, dispositivo e browser, il testo del consenso per esteso e l’impronta SHA-256 del documento originale. La prova è quella: il consenso, l’immagine della firma e i dati registrati.
Quanto durano i link
Il link di firma vale 30 giorni dall’invio; passati quelli il contratto risulta Scaduto, passa negli Abbandonati e il firmatario vede un messaggio che gli dice di chiedere un nuovo link. Dopo la firma, il firmatario può riscaricare il PDF firmato dallo stesso link per altri 30 giorni — poi resta la copia che ha ricevuto per email.
Se il cliente non firma
In Contratti le schede Inviati e Aperti tengono solo i contratti ancora in attesa del cliente. Quelli annullati e quelli scaduti senza firma passano da soli nella scheda Abbandonati. Se sai che un cliente non firmerà più, premi Abbandona sulla sua riga e il contratto va negli Abbandonati anche lui: il link di firma resta valido e, se il cliente firma lo stesso, il contratto passa nei Firmati. Finché non è scaduto, Ripristina lo riporta indietro. Vedi Abbandonare e ripristinare un contratto.
Quando il contratto viene firmato
Parte la notifica Contratto firmato: di serie è una push a setter e closer (l’email è spenta, si accende in Impostazioni › Notifiche). Nella Timeline del contatto compaiono gli eventi Contratto inviato alla firma, Contratto aperto dal cliente — una voce per ogni apertura, con il numero d’apertura, il luogo e il tempo di lettura — e Contratto firmato. Quante volte e quanto a lungo il firmatario ha letto lo trovi nello storico delle aperture.
Se i contratti li fai firmare altrove (DocuSign, PandaDoc, il tuo gestionale) e vuoi solo che il cliente entri in SalesControl alla firma, la strada è un’altra: vedi Creare un Cliente dalla Firma del Contratto. Le due cose possono convivere.