La Pagina Contratti
Contratti, nel gruppo Vendite del menu, è il posto da cui si guarda tutto: i modelli che hai scritto e i contratti che hai mandato alla firma, divisi per quello che ne ha fatto il firmatario.
Questa funzione è disponibile dal piano Professional in su. Se non la vedi nell’app, verifica il tuo piano nei Piani di Abbonamento.
Le cinque schede
| Scheda | Cosa contiene |
|---|---|
| Modelli | I modelli di contratto dell’agenzia. La vede solo chi ha il permesso “Può modificare i modelli di contratto”: gli altri entrano nella pagina partendo da Inviati. |
| Inviati | Contratti mandati che il firmatario non ha ancora aperto e che si possono ancora firmare. |
| Aperti | Contratti che il firmatario ha aperto ma non ancora firmato, e che si possono ancora firmare. |
| Firmati | Contratti firmati. |
| Abbandonati | Contratti che non aspettano più il cliente: quelli annullati, quelli scaduti senza firma e quelli che qualcuno ha abbandonato a mano. |
La regola è semplice: Inviati e Aperti mostrano solo i contratti ancora in attesa del cliente. Appena un contratto viene annullato, scade o viene abbandonato, esce da lì e passa negli Abbandonati. Se il primo invio a un cliente è stato annullato e poi ne hai mandato un secondo, il primo è fra gli Abbandonati e il secondo resta fra gli Inviati o gli Aperti.
Cosa vedi nella tabella
| Colonna | Cosa mostra |
|---|---|
| Firmatario | Nome del lead o del cliente, con il link alla sua scheda. In multi-mercato, davanti al nome c’è il pallino del suo mercato. |
| Modello | Il modello usato per quell’invio. |
| Servizio | Il servizio del contratto. |
| Inviato da | Chi l’ha mandato. Se quell’utente è stato rimosso, leggi “Utente rimosso”. |
| Inviato il | La data dell’invio. |
| Scade il / Ultima apertura / Firmato il / Data | Cambia con la scheda: negli Inviati la scadenza del link, negli Aperti l’ultima apertura con l’ora e il numero di aperture, nei Firmati la data della firma e il numero di aperture, negli Abbandonati il giorno in cui il contratto è stato annullato, abbandonato o è scaduto, con il numero di aperture. Il numero di aperture apre lo storico (vedi sotto). |
| Stato | Inviato, Aperto o Firmato. Negli Abbandonati il badge dice perché il contratto è lì: Annullato, Abbandonato o Scaduto (se valgono due motivi, vince il primo di questi tre). |
In fondo a ogni riga: Apri PDF (che apre il documento firmato quando c’è, altrimenti l’originale) e Scheda, che porta al lead o al cliente. Chi può inviare contratti trova anche Abbandona negli Inviati e negli Aperti, e Ripristina negli Abbandonati (vedi sotto). Invia di nuovo, Annulla e Riprova effetti stanno invece nella card Contratti dentro la scheda del contatto.
Abbandonare e ripristinare un contratto
Quando un cliente non firmerà più ma non vuoi annullare il link, premi Abbandona sulla sua riga negli Inviati o negli Aperti e conferma. Il contratto esce dalla lista e passa negli Abbandonati, col badge Abbandonato.
- Il link di firma resta valido. Se il cliente firma lo stesso, il contratto passa nei Firmati come sempre: la firma vince sull’abbandono.
- Si torna indietro con Ripristina. Negli Abbandonati, sulla riga di un contratto abbandonato a mano, Ripristina lo riporta negli Inviati o negli Aperti. Non c’è su un contratto annullato o scaduto: per quelli serve un nuovo invio dalla scheda.
- Chi può farlo: chi ha il permesso di inviare contratti (come per Annulla). Gli altri non vedono i due pulsanti.
- Nella scheda del lead o del cliente, la card Contratti mostra il badge Abbandonato al posto dello stato.
- Nella Timeline del lead e del cliente compaiono le voci Contratto abbandonato e Contratto ripristinato, con servizio e firmatario; in quella del lead anche il nome di chi ha premuto.
Se nel frattempo lo stato del contratto è cambiato (il cliente ha appena firmato, o un collega l’ha già spostato), un avviso lo dice e la lista si aggiorna.
«Ultima apertura» e il conteggio
Ogni volta che il firmatario apre il link, la riga aggiorna Ultima apertura e incrementa il conteggio (“1 apertura”, “4 aperture”). Finché non ha mai aperto leggi Mai aperto. Le riaperture del PDF dopo la firma non si contano: quello che si misura è l’attenzione prima della firma. È l’informazione che dice se conviene richiamare adesso o aspettare.
Lo storico delle aperture
Quando il firmatario ha aperto il contratto almeno una volta, “N aperture” diventa un pulsante: negli Aperti accanto all’ultima apertura, nei Firmati accanto alla data della firma, negli Abbandonati accanto alla data e, nella scheda del lead o del cliente, nella card Contratti. Premendolo si apre lo storico, dall’apertura più recente:
- il dispositivo (computer, telefono o tablet) e il luogo approssimativo (“Genova, GE”, oppure “Posizione sconosciuta” se non si ricava);
- giorno e ora, nel fuso orario dell’agenzia;
- il tempo di lettura (“letto 3 min 20 s”, oppure “lettura non misurata”) e i secondi passati su ogni pagina del PDF, con la più letta evidenziata e “pagine viste 3 di 5”.
In cima trovi il numero di aperture e la lettura totale. Le aperture fatte prima che il dettaglio esistesse restano nel conteggio ma non hanno dettaglio: in fondo leggi “N aperture precedenti senza dettaglio”. Lo storico mostra le ultime 100 aperture.
Come si misurano tempo e luogo
- Tempo di lettura: conta solo mentre la pagina di firma è in primo piano e il firmatario ha fatto qualcosa (scorrere, toccare, cliccare, usare la tastiera) nell’ultimo minuto. Una scheda lasciata aperta in sottofondo, o davanti a uno schermo che nessuno tocca, non conta. Se il firmatario ricarica la pagina entro un paio di minuti dallo stesso dispositivo, è la stessa apertura.
- Luogo: è ricavato dalla rete da cui si collega, non dal GPS. Con i dati mobili o una VPN può comparire un’altra città: è un’indicazione, non una prova.
Nella Timeline
Ogni apertura è una voce Contratto aperto dal cliente nella Timeline del lead e del cliente: dopo servizio e firmatario trovi “apertura n. 2” (dalla seconda in poi), il luogo e il tempo di lettura. Le voci scritte prima restano come erano.
Il tracciamento delle aperture dei contratti è sempre attivo e non si spegne: l’interruttore delle aperture delle email non lo riguarda. È un trattamento di dati del firmatario — orari, dispositivo, luogo approssimativo e tempo di lettura — da indicare nell’informativa privacy della tua agenzia.
Chi vede cosa
Il perimetro è chi ha inviato:
- Un membro vede i contratti che ha mandato lui.
- Un sales manager vede i propri e quelli dei membri che gestisce.
- Un admin vede tutto.
Sotto le schede una riga lo ricorda: “Vedi solo i contratti inviati da te o dalla tua squadra”.
Il filtro per mercato
Se la tua agenzia lavora su più mercati, sopra la tabella c’è la stessa legenda-filtro dell’Agenda: clicchi un mercato e la lista si restringe. Il mercato di un contratto è quello del suo contatto — non è un dato scritto sul documento: spostare un cliente di mercato ricolora anche i suoi contratti, senza toccare niente.
Se una scheda è vuota
Le schede vuote lo dicono (“Nessun contratto inviato”, “Nessun contratto aperto dal firmatario”, “Nessun contratto firmato”, “Nessun contratto abbandonato”) e ricordano da dove si parte: i contratti si inviano dalla scheda di un lead o di un cliente.