Comunicazioni: le risposte email dei clienti

Come arriva una risposta

Ogni membro ha un indirizzo suo per le risposte, del tipo nome.agenzia@notifications.salescontrol.app; l’agenzia ne ha uno per le email che non hanno un closer. È l’indirizzo di risposta (Reply-To) delle email che SalesControl manda ai clienti, quindi al cliente basta premere Rispondi. Il tuo lo leggi (e lo copi) in Impostazioni, alla voce Il tuo indirizzo per le risposte dei clienti: nasce alla prima email che mandi a un cliente.

• La risposta viene salvata nella conversazione del cliente e inoltrata alla tua casella, allegati compresi, con mittente “Nome del cliente via SalesControl”.
• Sulla voce Comunicazioni del menu compare il pallino con il numero delle conversazioni da leggere. Il pallino è personale: quando un collega apre la conversazione, il tuo resta acceso finché non la apri tu.
• Arriva anche una notifica push, “Nuova email da …” con l’oggetto del messaggio: è il tipo Email ricevuta di Notifiche, acceso di default per il closer della conversazione.
• Nella scheda del lead e in quella del cliente (scheda Storico) la card Email elenca le conversazioni con quel contatto, con il numero di messaggi e il pallino dei non letti: un tocco apre la conversazione.
• Le risposte automatiche (fuori sede, “ho ricevuto la tua email”) vengono salvate ma non inoltrate, per evitare che due risponditori automatici si scrivano all’infinito.
• Una email ricevuta non cambia mai lo stato del lead: le decisioni restano tue.

La pagina Comunicazioni

A sinistra l’elenco delle conversazioni, dalla più recente: nome del contatto, oggetto, l’inizio dell’ultimo messaggio, la data e il pallino se c’è qualcosa di nuovo. Admin e sales manager vedono anche il closer di ogni conversazione. In alto trovi la ricerca (per nome, indirizzo o oggetto) e il filtro Da leggere.

A destra la conversazione, in ordine di tempo:

• le email nostre a destra, su fondo arancio tenue: quelle mandate da SalesControl (“Contratto inviato”, “Appuntamento confermato”…), con Mostra il testo per rileggerle — così sai sempre a cosa sta rispondendo il cliente — e le risposte del closer;
• i messaggi del cliente a sinistra, in un riquadro con il bordo; per tutti mittente, data, ora e i nomi degli allegati (i file li trovi nella tua posta);
• il testo citato delle risposte (“Il giorno … ha scritto”) ripiegato: si apre con Mostra testo citato.

Se al contatto è stato mandato un contratto, il riquadro Contratto (a destra sopra il Monitoraggio sul computer, sopra i messaggi sul telefono) mostra il nome del modello e il conto alla rovescia — giorni, ore, minuti, secondi — fino alla scadenza dell’offerta, evidenziato nelle ultime 24 ore; a offerta scaduta dice “Offerta scaduta il …”, a contratto firmato “Firmato il …”. Un contratto annullato non compare.

Delle email si mostra solo il testo, mai la grafica: un’email non può eseguire nulla dentro SalesControl. I link restano cliccabili.

Sul telefono elenco e conversazione sono due schermate: tocca una conversazione per aprirla e Conversazioni per tornare all’elenco.

Le etichette rosse

Rispondere dalla tua posta

Si risponde dalla propria casella, non dall’app. Due modi equivalenti:

• premi Rispondi sull’email inoltrata che hai ricevuto;
• oppure, in Comunicazioni, premi Rispondi dalla tua posta: si apre il tuo programma di posta già indirizzato alla conversazione.

In entrambi i casi la risposta passa da SalesControl: arriva al cliente da “Il tuo nome — Agenzia” e resta nella conversazione come messaggio inviato. Due regole:

• può rispondere così solo il closer della conversazione, dalla casella con cui accede a SalesControl (per le conversazioni dell’agenzia, l’admin). Gli altri vedono la riga “Risponde … dalla sua posta”;
• se scrivi al cliente dalla tua posta fuori dal filo (un’email nuova al suo indirizzo personale), quel pezzo non passa da SalesControl e non compare qui.

«Da abbinare»

Se scrive qualcuno che SalesControl non riconosce — uno sconosciuto, o un cliente da un indirizzo diverso da quello in scheda — il messaggio viene inoltrato lo stesso al closer (non si perde nulla) e compare in cima all’elenco nel gruppo Da abbinare:

• Collega apre una ricerca fra lead e clienti dell’agenzia, per nome o email. Scelto il contatto, la conversazione passa nell’elenco normale con il suo nome, e da lì in poi le email da quell’indirizzo arrivano nella sua conversazione;
• Ignora la toglie dall’elenco.

I messaggi che falliscono in modo evidente il controllo del mittente (spam) non vengono né salvati né inoltrati.

Monitoraggio delle aperture

Ogni email che parte verso il cliente — quelle di SalesControl e le risposte del closer — porta un’immagine invisibile che ci dice quando viene aperta. Nell’elenco, accanto alle conversazioni in cui l’ultimo messaggio è nostro:

• occhio grigio barrato con “—”: l’ultima email non è ancora stata aperta;
• occhio azzurro con il tempo trascorso dall’ultima apertura: “12m” (minuti), “16h” (ore), “14g” (giorni), poi i mesi. Passando sopra l’occhio leggi data e ora esatte.

Quando l’ultimo messaggio è del cliente l’occhio non c’è: conta il pallino dei non letti.

Dentro la conversazione, il riquadro Monitoraggio (a destra sul computer, sotto i messaggi sul telefono) mostra “Visto 16h fa” o “Non ancora aperta”, quante volte è stato aperto l’ultimo messaggio, le aperture in totale e l’elenco delle aperture dalla più recente, con il dispositivo (computer o telefono), la città e la data. Si aggiorna da solo.

L’indirizzo IP di chi apre non viene mai salvato; la città è quella stimata dalla rete. Il monitoraggio è acceso di default e l’admin può spegnerlo in Impostazioni › Notifiche: da quel momento le email partono senza immagine e occhio e riquadro spariscono. Tracciare le aperture è un trattamento di dati del destinatario: l’agenzia lo dichiara nella propria informativa.

Le aperture del contratto sono un’altra cosa: si contano sul link di firma, non sull’email, si registrano anche con il monitoraggio spento e portano anche il tempo di lettura. Le trovi nello storico delle aperture.

La nota AI, su richiesta

In cima alla conversazione c’è il bottone Aggiorna le note da questa conversazione. L’AI legge i messaggi nuovi e scrive una nota nel fascicolo del contatto, con la stessa struttura delle note di call, come bozza da rivedere: la confermi o la correggi dalla scheda con Rivedi, come le bozze delle call. L’AI non cambia mai lo stato del lead da sola.

• La nota è un riassunto che pubblichi nel fascicolo: la vede tutto il team che vede la scheda.
• Nel fascicolo la bozza porta l’etichetta Bozza AI — da email e il bottone Rivedi; una volta rivista resta con l’etichetta Da email.
• Entrano solo i messaggi con mittente verificato e non trattenuti.
• Un secondo click senza messaggi nuovi non crea doppioni: compare “Nessun messaggio nuovo da riassumere”.
• Senza le chiavi AI dell’agenzia compare “Mancano le chiavi AI dell’agenzia”; agli admin c’è il link Configura.
• Una conversazione “Da abbinare” va prima collegata a un lead o a un cliente.

Chi vede cosa

Il closer di una conversazione è fissato quando nasce: se poi il lead passa a un altro closer, le conversazioni già aperte restano a chi le aveva. Le conversazioni seguono il lead: se il lead viene eliminato (e non è diventato cliente), spariscono anche loro.