Importare Lead da un File CSV
Se hai una lista di contatti in un foglio di calcolo, puoi caricarla in blocco: SalesControl legge il file, ti fa controllare cosa sta per importare e solo dopo la tua conferma crea i lead.
Il permesso richiesto
Il pulsante Importa CSV compare solo a chi ha il permesso Importa lead da CSV. Gli admin ce l’hanno sempre; per gli altri membri lo attiva un admin dalla scheda del membro nella pagina Team.
Preparare il file
Il pulsante Scarica template CSV ti dà un file già pronto con le intestazioni corrette e due righe di esempio. Non sei però obbligato a usarlo: puoi caricare un export qualsiasi, perché le colonne si mappano a mano nel passaggio successivo.
- Il separatore (punto e virgola o virgola) viene riconosciuto da solo.
- I valori tra virgolette possono contenere separatori e a capo.
- Le date sono accettate come GG/MM/AAAA o AAAA-MM-GG.
- Le intestazioni del template sono:
name,first_name,last_name,company,email,phone,source,language,note,discovery_call_date,call_ora,last_followup,next_contact_date,what_to_say,setter,closer.
La colonna language viene importata come l’hai scritta, senza controlli. Nel modulo del lead la lingua è invece una tendina chiusa sulle cinque lingue dell’app: un valore come “Inglese” entra nel campo ma non viene riconosciuto, quindi non concorre a dedurre il mercato e si mostra come “Non impostata” quando apri il lead in modifica. Usa i codici it, en, es, de, fr.
I quattro passaggi dell’import
Clicca Importa CSV e poi Scegli file CSV.
Le intestazioni standard vengono riconosciute in automatico. Per le altre scegli tu la destinazione dalla tendina, oppure lascia Ignora. Per proseguire serve almeno una colonna mappata su Nome completo / ragione sociale oppure su Email.
Per il nome ci sono tre destinazioni distinte: Nome completo / ragione sociale (quello che si vede in tutta l’app), Nome e Cognome. Se il file ha nome e cognome su due colonne, mappale su Nome e Cognome: restano due dati separati e il nome completo si compone da sé. L’intestazione italiana Cognome viene riconosciuta da sola, mentre Nome in un’intestazione italiana vale come nome completo: è così che lo usano il template e il webhook.
SalesControl ti dice quante righe verranno importate, quante aggiorneranno lead già esistenti, quanti duplicati interni al file sono stati saltati, quante righe sono state scartate (con il numero di riga), quante sono state scartate perché già clienti (con i nomi) e quante date non erano leggibili. Accanto al conteggio dei nuovi lead c’è mostra chi sono: apre l’elenco, nome per nome con email o telefono, così controlli chi stai per creare e non solo quanti. Si richiude con nascondi.
Se alcune righe contengono un nome ambiguo o non riconosciuto, compare un elenco per assegnarle a mano (o lasciarle senza assegnazione). Poi clicca Importa.
Duplicati e aggiornamenti
La regola per riconoscere un duplicato è la stessa del webhook: una riga che corrisponde a un lead già Open per email — o per telefono, quando l’email manca — non crea un doppione. Se lo stesso contatto compare più volte dentro il file, vale la prima occorrenza e le altre vengono saltate.
Una persona è un lead oppure un cliente, mai tutte e due le cose: una riga che corrisponde a un cliente per email o per telefono non viene importata, nemmeno come aggiornamento. L’anteprima la elenca a parte, con i nomi: “2 scartate perché già clienti (Mario Rossi, Anna Bianchi)”.
Quello che succede ai lead già esistenti lo decidi tu, riga per riga. Sotto l’anteprima compare il riquadro Lead già esistenti con una casella per ognuno, già spuntata, e sotto il nome l’elenco dei campi che verrebbero sovrascritti (“Aggiorna: Telefono, Fonte…”): sono i soli campi presenti nel file, tutti gli altri restano come sono. Togli la spunta a chi vuoi lasciare intatto; Aggiorna tutti e Nessuno agiscono sull’intero elenco in un colpo. Il conteggio in anteprima segue le tue scelte (“3 di 7 lead già esistenti verranno aggiornati”), e a fine import un messaggio dice quanti sono stati aggiornati e quanti lasciati invariati.
Puoi ricaricare lo stesso file arricchito di nuove colonne: i lead esistenti si aggiornano invece di duplicarsi. E se il file è vecchio e rischia di sovrascrivere lavoro recente, premi Nessuno: importi solo i contatti nuovi.
Righe scartate
Viene scartata la riga priva sia di nome sia di email, e quella che corrisponde a un cliente (vedi Duplicati e aggiornamenti). Una data illeggibile non fa scartare nulla: quel singolo campo resta vuoto e ti viene segnalato nell’anteprima, così puoi correggere il file e ricaricarlo.
L’import non invia la notifica “Nuovo Lead”: caricare mille contatti significherebbe mille notifiche. Le notifiche restano legate ai lead che arrivano dai webhook.