Flussi Automatici del Contratto

Dove si configura

Ogni modello di contratto (già salvato) ha il suo flusso. In Contratti › Modelli apri un modello: la sezione Automazioni mostra stato, passi e contratti in corso, e Apri il flusso (o Crea il flusso) porta alla pagina Automazioni del modello, con tre colonne:

• Contratto inviato: parte all’invio (i solleciti).
• Firmato: parte dopo la firma, partita l’email col contratto firmato (l’onboarding).
• Link scaduto: parte se il link di firma scade senza firma.

Una colonna vuota vuol dire che, arrivato lì, il flusso finisce. Le modifiche valgono solo dopo Salva; l’interruttore Attivo si accende quando c’è almeno un passo. Nella stessa pagina la sezione A ogni evento mostra e modifica i tag GHL sugli eventi del modello, che valgono anche senza flusso.

I passi

Con Aggiungi un passo (o il + fra due passi) scegli il tipo:

Dopo un bivio non si aggiungono passi nella stessa colonna: ciò che serve a entrambe le strade va prima o ripetuto. Limiti: 40 passi in tutto il flusso, 10 email per colonna, 4 bivi uno dentro l’altro.

Le condizioni dei bivi

• Ha aperto il contratto / Ha letto il contratto (secondo la soglia di lettura del modello).
• L’ha aperto almeno N volte (1–50, contano anche le aperture del team col link copiato) e l’ha letto per almeno N minuti (1–240, sommando tutte le aperture).
• Ha risposto a un’email: a un’email di questo contratto, dopo la partenza del flusso. Le risposte si vedono solo con le Comunicazioni attive.
• Prima rata incassata: solo nelle colonne Firmato e Link scaduto. È la rata del ciclo in corso del contratto, anche dopo un rinnovo.
• Tipo di pagamento (tutto subito o rate mensili), Valore del contratto almeno… (l’importo com’è, senza conversioni di valuta) e Servizio del contratto (quello scelto all’invio).

Le email

• Nello stesso thread del contratto (acceso di default): l’email risponde all’ultima email del contratto, con oggetto “Re: …”, nella stessa conversazione. Spento, scrivi tu l’oggetto.
• Variabili per colonna. In tutte: {{customer_name}}, {{customer_full_name}}, {{customer_last_name}}, {{service_name}}, {{agency_name}}, {{closer_name}}. In Contratto inviato (e in Rinnova il link) anche {{signing_link}} e {{link_expiry_date}}; in Firmato {{chat_link}}. Una variabile fuori colonna non si salva.
• Il link di firma è sempre quello valido, anche dopo un Invia di nuovo; in Contratto inviato, se il testo non lo cita, viene aggiunto in coda.
• Anteprima mostra l’email con dati d’esempio (cliente Mario Rossi, la tua agenzia, tu come closer). Il mittente è quello dell’email del contratto.

Webhook e rinnovo del link

• Webhook: invia un webhook del modello con Quando parte: Passo di un flusso, creato nella sezione Webhook (firma e flussi) dell’editor del modello (Webhook in uscita). Se il sistema esterno non risponde si riprova più tardi; un webhook spento fa saltare il passo.
• Rinnova il link: un link nuovo valido N giorni (di default la validità del modello), mandato in un’email nello stesso thread (in coda se il testo non lo cita). Poi il flusso aspetta la firma o una nuova scadenza; se il link scade di nuovo, i passi già fatti non si ripetono.

La colonna «Firmato»

Il primo passo è fisso: Email contratto firmato, inviata subito col PDF firmato; il testo si cambia nel modello (La Pagina e l’Email Dopo la Firma). Le email dell’onboarding rispondono a quella, nello stesso thread.

Quando parte e quando si ferma

• Parte per ogni contratto del modello inviato dopo l’attivazione, anche dai Rinnovi. I contratti inviati prima non entrano.
• Alla firma i passi non ancora fatti di Contratto inviato si fermano subito e parte Firmato, da qualunque punto.
• Contratto annullato: il flusso si ferma.
• Contratto più recente alla stessa persona, per qualunque servizio: i solleciti del vecchio si fermano.
• Contratto abbandonato: il flusso va in pausa; Ripristina lo riprende da dov’era.
• Dopo la firma prosegue fino alla fine della colonna, ma si ferma se il cliente è concluso, inattivo, rinnovato o in pausa.
• Flusso spento: i contratti in corso vanno in pausa e riprendono quando lo riaccendi.

Modifiche con contratti in corso. Valgono dal passo successivo (se il passo in attesa è stato eliminato, si prosegue dal seguente rimasto); un’attesa già iniziata non si ricalcola.

Impostazioni del flusso

• Email e avvisi solo in orario lavorativo (acceso di default, lunedì–venerdì 09:00–18:00): fuori fascia email e avvisi aspettano la fascia successiva; attese, tag e bivi no. Il fuso è quello del mercato del contatto, altrimenti dell’agenzia.
• Ferma le email se il contatto risponde: se il contatto risponde a un’email di questo contratto, le email automatiche della colonna in corso si fermano e il closer riceve un avviso; tag e avvisi continuano, e alla firma l’onboarding riparte. Richiede le Comunicazioni attive.

Seguire un contratto

• Scheda del lead o del cliente: nella card Contratti ogni contratto mostra stato e prossimo passo del flusso, con Metti in pausa e Riprendi; alla ripresa un passo già scaduto parte al giro successivo, in orario lavorativo.
• Registro «Automazioni»: dal link accanto al contratto vedi ogni passo fatto, con esito (Fatto, In corso, Saltato, Non riuscito) e motivo.
• Pagina del flusso: ogni passo mostra quanti contratti sono fermi lì (“3 contratti qui”).
• Pagina Contratti: sotto lo stato c’è lo stato del flusso.
• Timeline del lead o del cliente: Email automatica del contratto inviata e Automazioni del contratto fermate, col motivo.

Esempi e copie

Parti da un esempio propone due flussi pronti, modificabili:

• Sollecito in 3 passi (Contratto inviato): dopo un giorno, se il cliente ha aperto il contratto avvisa il closer, altrimenti gli scrive nello stesso thread e, dopo altri due giorni, aggiunge il tag contratto-non-aperto.
• Onboarding base (Firmato): un’email di benvenuto nello stesso thread e, il giorno dopo, un avviso agli admin se la prima rata non risulta incassata.

L’esempio prende il posto dei passi nella colonna che riempie; le altre restano come sono. Copia da un altro modello mette nell’editor passi e impostazioni di un altro modello. In entrambi i casi nulla cambia finché non premi Salva. Duplica nell’elenco dei modelli copia anche il flusso, ma spento: controlla i testi e accendilo.